Utilizatori și roluri

Pe scurt

Fiecare membru al echipei are un singur rol, care decide ce vede în meniul lateral și ce are voie să facă. Rolul se setează în Sistem → Setări → Utilizatori. Împărțirea se face după muncă, nu după încredere: lucrătorul din depozit nu are nevoie de finanțe, așa că nu le vede.

Ce roluri există

Există șase roluri, ordonate de la accesul cel mai larg la cel mai restrâns.

Rol	Ce are voie
Administrator	Acces complet, inclusiv setările instalării și gestionarea altor administratori.
Manager	Conduce firma: tot, cu excepția conturilor de admin și a setărilor instalării.
Resurse umane	Prețuri de vânzare și evidența salarială. În starea implicită nu vede documentele, rapoartele și nici prețurile de achiziție; administratorul i le poate atribui individual.
Suport clienți	Rezolvă reclamații, vede stocul și ambalarea. Nu vede documentele și nici Analiza și nu modifică rambursările.
Depozit	Ambalare și mișcări de stoc. Nu vede reclamațiile și nici finanțele.
Doar citire	Vizualizarea activității. Nu modifică nimic și nu vede prețuri sau facturi.

Resurse umane, Suport clienți și Depozit sunt la același nivel: niciunul nu este superior celuilalt, fiecare are o altă zonă. De aceea nu se poate spune că suportul este „mai mult” decât depozitul; sunt roluri paralele pentru muncă diferită.

Permisiuni dincolo de rol

Rolul este setarea generală. Când este nevoie de ceva mai fin, accesul se ajustează prin permisiuni pe fiecare zonă. Accesul se acordă ca pereche zonă + acțiune:

• zonele sunt, de exemplu, Produse, Categorii, Stoc și mișcări, Inventar, Sincronizarea stocului, Prețuri de achiziție, Cazuri, Rambursări, Comenzi, Ambalare, Expedieri, Curieri,
• acțiunile sunt Citire, Creare, Editare, Ștergere, Export, Import, Tipărire, Aprobare, Schimbare stare, Mișcare de stoc, Setări, Plată și Răspuns.

Datorită acestui lucru, lucrătorului din depozit i se poate permite, de exemplu, tipărirea etichetelor fără ca acesta să vadă prețurile de achiziție.

Cum adaug un membru al echipei

1. Deschideți Sistem → Setări → Utilizatori.
2. Trimiteți o invitație pe adresa de e-mail a colegului.
3. Atribuiți rolul în funcție de ceea ce face efectiv în sistem, nu în funcție de poziția sa în firmă.
4. Dacă este nevoie, ajustați accesul prin permisiuni pentru zonele individuale.
5. Colegul își setează parola prin linkul din invitație și se autentifică.

După prima autentificare verificați împreună cu el dacă vede ceea ce trebuie. Un element lipsă din meniu este aproape întotdeauna o chestiune de rol sau de permisiune, nu o eroare.

Al doilea factor de autentificare

Contul poate fi protejat cu un al doilea factor: pe lângă parolă, aplicația vă cere la autentificare un cod dintr-o aplicație de autentificare de pe telefon (de exemplu Google Authenticator sau 1Password).

1. În setările contului alegeți Activează al doilea factor.
2. Scanați codul afișat cu aplicația de autentificare. Dacă nu se poate scana, cheia poate fi introdusă manual.
3. Transcrieți codul de șase cifre din aplicație și confirmați.
4. Păstrați codurile de rezervă în afara telefonului. Dacă pierdeți telefonul, acestea sunt singurele coduri cu care mai puteți intra.

Numărul codurilor de rezervă nefolosite îl vedeți în setări. Când se termină, generați altele noi: fără ele, un telefon pierdut înseamnă acces pierdut.

Ce vede cel care nu are acces

Aplicația distinge trei situații diferite și fiecare se rezolvă în alt loc:

• „Nu aveți acces la această secțiune”: rolul nu are permisiunea. Rezolvă administratorul din firma dumneavoastră.
• „Modulul nu este activat”: rolul este în regulă, dar partea respectivă a aplicației nu este activată pentru cont. Se rezolvă cu asistența.
• „Secțiunea nu este încă disponibilă”: înregistrarea există, dar ecranul pentru ea nu există încă în aplicație. Nu este o eroare din partea utilizatorului.

Probleme frecvente

• Colegul nu vede ecranul de care are nevoie. Verificați rolul și apoi permisiunile pentru zona respectivă. Meniul oferă doar ceea ce are voie să vadă.
• Resurse umane nu vede marja. Este intenționat: rolul Resurse umane nu vede prețurile de achiziție, deci nu poate vedea nici marja brută.
• Vreau să dau cuiva acces doar la un singur lucru. Atribuiți cel mai restrâns rol care are sens și completați ce lipsește printr-o permisiune. Nu ridicați rolul din cauza unui singur ecran.
• Nici managerul nu poate modifica un administrator. Gestionarea administratorilor aparține exclusiv administratorilor. Este intenționat.

Legate

• Primii pași
• Cont și administrare