Documente

Pe scurt

Comenzi → Documente este locul unic în care găsiți toate documentele pentru comenzile din magazinele online conectate. Până la 22. 8. 2026 ecranul se numea Facturi și se afla în grupul Finanțe; a fost mutat la Comenzi, deoarece documentul se creează pentru o anumită comandă și se caută lângă ea.

Linkurile vechi funcționează în continuare, iar Căutarea găsește ecranul și după cuvântul „facturi”.

Ce documente există aici

Tip	Când se creează
Factură proformă	Înainte de plată, ca bază pentru achitare.
Factură	Documentul fiscal propriu-zis pentru comandă.
Notă de credit	La returnarea mărfii sau la reducerea sumei.

La fiecare document vedeți dacă este achitat sau neachitat.

Filele ecranului

Filă	La ce întrebare răspunde
Facturi	Ce documente am emis și care nu sunt achitate.
Note de credit	Ce am returnat și cărei facturi îi aparține.
Articole din facturi	Ce produse concrete sunt pe documente.
Vânzări conform facturilor	Cât s-a vândut din fiecare produs conform documentelor, nu conform analizei.

Trimiterea către contabilă

Documentele pot fi trimise automat: este suficient să conectați sistemul de contabilitate în Setări → Aplicații conectate. Trimiterea este guvernată de o regulă, iar același document nu pleacă de două ori, deoarece aplicația ține un jurnal al trimiterilor.

Documentul nu este un raport

Aceasta este cea mai importantă distincție:

• Documentul este un act obligatoriu, care se creează pentru o comandă și aparține contabilității.
• Raportul este o privire asupra cifrelor. Servește la luarea deciziilor și poate conține estimări și valori orientative.

Documentele justificative pentru contabilă luați-le de aici, nu din Analiză.

Cine are acces aici

Documentele le văd administratorul și managerul. Resurse umane, Suport clienți și Depozit nu le văd în starea implicită: documentul conține sumele comenzilor clienților.

Aceasta nu este definitiv: administratorul poate atribui accesul la documente oricărui utilizator în mod individual, în Setări → Utilizatori, prin permisiuni proprii.

Selectarea și eliminarea documentelor

Pe filele Facturi, Facturi proforme și Note de credit selectați un document cu caseta din rândul său. Un clic pe casetă doar selectează documentul; un clic în restul rândului deschide detaliul. Selectează pagina selectează documentele de pe pagina afișată, nu întreaga listă, iar Anulează selecția o anulează. La trecerea pe altă pagină, selecția se limitează la ce este vizibil.

Butonul Elimină cele șterse în magazin elimină din listă doar documentele despre care aplicația poate dovedi că sunt doar resturi:

• magazinul ține documentele la comandă (de exemplu WooCommerce) și a șters comanda împreună cu documentul,
• documentul nu a ajuns niciodată la contabilitate (nici prin export, nici prin trimitere către contabil),
• comenzii nu îi este asociată nicio plată, iar nota de credit nu aparține unei rambursări de reclamație.

Un astfel de document are în coloana de stare marcajul șters în magazin. Un document emis nu este eliminat niciodată, chiar dacă îl selectați; bara arată câte dintre cele selectate nu pot fi eliminate. Un magazin cu registru separat de documente (de exemplu Shoptet) păstrează factura și după ștergerea comenzii, de aceea documentele sale nu sunt eliminate niciodată. Înainte de eliminare, aplicația salvează o copie completă a documentului. Poate elimina utilizatorul cu permisiunea Documente → Ștergere.

Deschide în magazin

Butonul deschide în administrarea magazinului comanda căreia îi aparține documentul, la fel pentru fiecare platformă. Când magazinul a șters comanda, butonul nu este disponibil. Documentul îl deschideți cu butonul PDF.