Automatizări

În pregătireverificat 2026-08-17

Pe scurt

O automatizare este o regulă de forma „când se întâmplă asta, fă aceea”. Le găsiți în Automatizare → Automatizări. Exemplu tipic: când comanda este plătită, schimbă-i starea în magazinul online și trimite clientului un e-mail.

Cum este organizat modulul

Filă	Ce conține
Automatizările mele	Regulile dumneavoastră, starea lor și când au rulat ultima dată.
Șabloane gata făcute	Automatizări pregătite, pe care este suficient să le preluați și să le ajustați.
Ce s-a întâmplat	Jurnalul rulărilor: ce a pornit, ce a trecut și ce a eșuat.
Cupoane de reducere	Cupoane legate de automatizări.

Dacă încă nu aveți nimic, începeți cu fila Șabloane gata făcute. Este mai rapid decât să construiți o regulă de la zero, iar șabloanele acoperă cele mai frecvente situații, inclusiv întreaga desfășurare a unei reclamații.

Textele din șabloane, adică notele la comandă, notificările pentru echipă și sarcinile de reclamație, le primiți în limba în care folosiți aplicația. Automatizarea este o copie a șablonului, așa că textele ei le puteți apoi modifica după voie, iar o schimbare ulterioară a limbii nu le rescrie.

Printre șabloane găsiți, printre altele:

Raport periodic pe e-mail: generează raportul exact ca în Analiză › Rapoarte și îl trimite conform programului. Este același calcul, nu un al doilea: pentru aceeași perioadă și aceleași magazine online primiți pe e-mail exact cifrele pe care le vedeți pe ecran. Pot exista mai mulți destinatari (adrese separate prin virgulă; prima primește e-mailul, celelalte o copie: tot un singur mesaj și un singur e-mail din credite). Raportul pleacă de pe adresa de sistem a platformei și se scade din creditele de e-mail ale tarifului.
Documente în contabilitate: în ziua aleasă trimite facturile și notele de credit noi în sistemul de contabilitate. Pasul arată dinainte o estimare a consumului de e-mailuri: documentele se trimit în căsuța de e-mail (de ex. biroul digital) în loturi de până la 20 de atașamente și 25 MB pe e-mail, deci 200 de facturi înseamnă aproximativ 10 e-mailuri; un sistem conectat prin API nu consumă e-mailuri.
Alertă stoc redus: când stocul unui produs scade sub pragul ales, responsabilul primește un e-mail. În textul alertei se pot folosi variabilele {{product.code}} și {{stock.amount}}.

Din ce este alcătuită o automatizare

Declanșatorul: evenimentul care pornește regula. Exact unul.
Condițiile: o restricție opțională privind momentul în care regula trebuie efectiv executată (de exemplu doar pentru un anumit magazin online sau peste o anumită sumă).
Acțiunile: ce trebuie să se întâmple. Pot fi mai multe, una după alta.

Declanșatori

Comenzi: sosește o comandă nouă (încă înainte de plată), comanda este plătită, se schimbă starea comenzii, se schimbă metoda de plată, se schimbă metoda de livrare, comanda primește număr de urmărire, se modifică nota internă, comanda este neplătită de câteva zile, se schimbă suma comenzii.

Stoc: se modifică stocul, stocul a scăzut sub prag, un produs s-a epuizat, magazinele au stocuri diferite, sincronizarea stocului a eșuat.

Expediere: când apăs „Finalizează împachetarea”, când se creează expedierea și eticheta, când curierul anunță schimbarea stării expedierii.

Reclamații: când clientul deschide o reclamație, când o deschide echipa, când starea cazului este schimbată de operator, când reclamația se închide, când este redeschisă, când clientul scrie, când cazul primește o etichetă, când primește alt responsabil, când apare o sarcină la el.

Altele: se generează o factură, periodic după program (în fiecare oră, zi, săptămână sau lună), manual, la clic.

Acțiuni

Comandă: schimbă starea în magazinul online, adaugă o notă în magazinul online, scrie în istoricul comenzii, marchează articolele ca pregătite, emite factura, emite nota de credit, adaugă o notă internă, recepționează marfa dintr-o comandă returnată.

Stoc: ajustează stocul, verifică potrivirea stocurilor.

Comunicare: afișează o notificare în aplicație, trimite un e-mail, generează și trimite raportul.

Reclamații: schimbă starea cazului, setează termenul, adaugă o etichetă, adaugă o notă internă, creează o sarcină, trimite clientului un e-mail, generează procesul-verbal, recepționează articolele returnate.

Expedieri: schimbă starea noastră a expedierii, trimite o notificare clientului.

Altele: așteaptă (acțiune amânată), trimite achiziția în Google Analytics 4, trimite documentele în contabilitate.

Subiectul e-mailului

Acțiunile care trimit un e-mail (Trimite un e-mail și Generează și trimite raportul) au câmpul Subiect.

La raport este opțional. Dacă îl lăsați gol, se folosește subiectul care se trimitea până acum, de exemplu Report SK+CZ – luna trecută. Automatizările create anterior trimit deci exact ce trimiteau.

În subiect se pot insera variabile, la fel ca în text. Sub câmp există lista lor, este suficient un clic. Pe lângă cele obișnuite (de exemplu {{workflow}}), la raport sunt disponibile și acestea:

Variabilă	Ce înlocuiește
`{{report.period}}`	perioada așa cum apare în antetul raportului, de exemplu 2026 - Iulie
`{{report.month}}`	numele lunii, de exemplu Iulie
`{{report.year}}`	anul, de exemplu 2026
`{{report.from}}`	prima zi a perioadei
`{{report.to}}`	ultima zi a perioadei

Subiectul Raport lunar: {{report.month}} {{report.year}} pleacă deci ca Raport lunar: Iulie 2026.

Perioada se calculează din nou la fiecare rulare, astfel încât raportul din septembrie spune septembrie fără să rescrieți ceva. Când perioada nu este o lună calendaristică întreagă, {{report.period}} afișează intervalul de date, ca să nu poată fi citit ca informație pentru o singură lună.

Cum creez și activez o automatizare

Automatizare nouă sau preluarea din Șabloane gata făcute.
Alegeți declanșatorul, completați condițiile și compuneți acțiunile.
Publică. Versiunea în lucru se salvează pe parcurs ca ciornă, dar ciorna nu rulează.
Pornește. Aplicația cere confirmarea, deoarece din acel moment regula va modifica comenzi reale.

Mai târziu regula poate fi suspendată (nu mai pornește până nu o activați din nou) sau arhivată (nu mai funcționează, dar istoricul și versiunile rămân).

Ciorna față de versiunea publicată

Aceasta este cea mai frecventă sursă de confuzie. Automatizarea are o ciornă în lucru și o versiune publicată, care rulează efectiv. Când editorul semnalează Această automatizare nu rulează așa cum o vedeți aici, înseamnă că aveți modificări nepublicate: deschideți-o și publicați-o din nou. Ciorna în lucru poate fi și eliminată, revenind la ultima versiune publicată.

Dacă regula nu poate fi activată, aplicația spune Automatizarea nu poate fi activată încă și oferă Deschide și completează: de obicei lipsește o setare obligatorie a unei acțiuni.

Propunere de modificare de la asistentul AI

Asistentul AI conectat prin MCP nu modifică singur o automatizare care rulează. Când îi cereți o modificare, pregătește o propunere de modificare, iar în listă, la automatizare, apare marcajul Propunere de modificare de aprobat. În editor o vedeți în panoul O propunere de modificare așteaptă aprobarea, inclusiv cu o notă despre ce se schimbă și de ce. Cu butonul Încărcați propunerea în editor o deschideți, o verificați și o publicați ca pe orice altă modificare; automatizarea rămâne activă. Cu butonul Respingeți propunerea o eliminați. Până nu aprobați propunerea, rulează versiunea inițială.

Ce trebuie urmărit

Câțiva declanșatori se comportă altfel decât pare la prima vedere. Sunt cele mai frecvente cauze pentru care o regulă „nu funcționează”:

Comanda este plătită: la ramburs, comanda este marcată ca plătită abia după livrare, nu la comandare.
Sosește o comandă nouă: pornește încă înainte de plată.
Când apăs „Finalizează împachetarea”: este exact momentul clicului, nu momentul predării către curier.
Când reclamația primește o etichetă: o etichetă adăugată de o altă automatizare nu pornește declanșatorul. Este o protecție împotriva unui cerc infinit.
Când starea cazului este schimbată de operator: reacționează doar la o modificare făcută de un om în aplicație, nu la o modificare dintr-o automatizare.
Comanda este neplătită de câteva zile: se verifică o dată pe zi, nu continuu.

Cum aflu dacă funcționează

Fila Ce s-a întâmplat arată rulările: când a pornit regula, de câte ori și dacă ceva a eșuat. În lista automatizărilor vedeți la fiecare numărul de porniri din ultimele 7 zile, numărul de eșecuri și când a rulat ultima dată.

La o regulă nouă merită să procedați cu grijă: lăsați-o mai întâi să ruleze cu o acțiune inofensivă (de exemplu doar o notificare în aplicație), verificați în Ce s-a întâmplat că pornește în momentele așteptate și abia apoi adăugați acțiunile care modifică comenzi sau trimit e-mailuri clienților.

Probleme frecvente

Automatizarea nu pornește. Verificați dacă este activată, nu doar publicată, și dacă nu este suspendată.
Am modificat regula și rulează după varianta veche. Aveți o ciornă nepublicată. Deschideți-o și publicați-o din nou.
La ramburs nu s-a întâmplat nimic. Declanșatorul Comanda este plătită apare la ramburs abia după livrare. Folosiți alt declanșator.
Regula a pornit de două ori. Verificați dacă nu aveți două automatizări cu declanșatori care se suprapun pe același eveniment.
Nu poate fi activată. Lipsește o setare obligatorie: folosiți Deschide și completează.
Acțiunea a eșuat. Deschideți Ce s-a întâmplat. Cel mai des este vorba de o conexiune lipsă (e-mail, contabilitate, Google Analytics), nu de o eroare a regulii.