Документи

Накратко

Поръчки → Документи е едно място, където ще намерите всички документи към поръчките от свързаните онлайн магазини. До 22. 8. 2026 екранът се наричаше Фактури и беше в групата Финанси. Преместен е към Поръчки, защото документът се създава към конкретна поръчка и се търси при нея.

Старите връзки продължават да работят, а Търсенето намира екрана и по думата „фактури“.

Какви документи има тук

Вид	Кога се създава
Проформа фактура	Преди плащането, като основание за плащане.
Фактура	Редовен данъчен документ към поръчката.
Кредитно известие	При връщане на стока или намаляване на сумата.

При всеки документ виждате дали е платен или неплатен.

Раздели на екрана

Раздел	На какъв въпрос отговаря
Фактури	Какви документи сме издали и кои не са платени.
Кредитни известия	Какво сме върнали и към коя фактура принадлежи.
Артикули от фактури	Кои конкретни продукти са в документите.
Продажби по фактури	Колко от какво е продадено според документите, а не според анализите.

Изпращане на счетоводителя

Документите могат да се изпращат автоматично: достатъчно е да свържете счетоводната система в Настройки → Свързани приложения. Изпращането се управлява от правило и един и същ документ не се изпраща два пъти, защото приложението води дневник на изпращанията.

Документът не е отчет

Това е най-важното разграничение:

• Документът е задължителен документ, който се създава към поръчката и принадлежи на счетоводството.
• Отчетът е поглед върху числата. Служи за вземане на решения и може да съдържа оценки и ориентировъчни стойности.

Основанията за счетоводителя вземайте оттук, а не от Анализи.

Кой има достъп тук

Документите виждат администраторът и мениджърът. Човешки ресурси, клиентската поддръжка и складовият работник по подразбиране не ги виждат, защото документът съдържа сумите от поръчките на клиентите.

Това не е зададено завинаги: администраторът може да предостави достъп до документите на всеки потребител поотделно в Настройки → Потребители чрез собствени права.

Избор и премахване на документи

В разделите Фактури, Проформа фактури и Кредитни известия маркирате документ с полето за отметка в неговия ред. Щракването върху полето само маркира документа; щракването в останалата част на реда отваря детайла. Маркирай страницата маркира документите на показаната страница, а не целия списък, а Изчисти избора премахва избора. При преминаване на друга страница изборът се ограничава до видимото.

Бутонът Премахни изтритите в магазина премахва от списъка само документи, за които приложението може да докаже, че са само остатък:

• магазинът води документите към поръчката (например WooCommerce) и е изтрил поръчката заедно с документа,
• документът никога не е отишъл в счетоводството (нито чрез експорт, нито чрез изпращане на счетоводителя),
• към поръчката няма съпоставено плащане, а кредитното известие не принадлежи към възстановяване по рекламация.

Такъв документ има в колоната за състояние маркировката изтрито в магазина. Издаден документ никога не се премахва, дори ако го маркирате; лентата показва колко от маркираните не могат да бъдат премахнати. Магазин с отделен регистър на документите (например Shoptet) запазва фактурата и след изтриване на поръчката, затова неговите документи никога не се премахват. Преди премахване приложението запазва пълно резервно копие на документа. Премахва потребител с правото Документи → Изтриване.

Отвори в магазина

Бутонът отваря в администрацията на магазина поръчката, към която принадлежи документът, по един и същ начин за всяка платформа. Когато магазинът е изтрил поръчката, бутонът е недостъпен. Самия документ отваряте с бутона PDF.