Uživatelé a role

Stručně

Každý člen týmu má jednu roli, která rozhoduje, co vidí v bočním menu a co smí dělat. Role se nastavuje v Systém → Nastavení → Uživatelé. Dělení je podle práce, ne podle důvěry: skladník finance nepotřebuje, takže je nevidí.

Jaké role existují

Rolí je šest a jsou seřazené od nejširšího přístupu po nejužší.

Role	Co smí
Administrátor	Plný přístup včetně nastavení instalace a správy dalších administrátorů.
Správce	Vede firmu — všechno kromě admin účtů a nastavení instalace.
Personalista	Faktury, reporty a prodejní ceny. Nákupní ceny nevidí.
Zákaznická podpora	Vyřizuje reklamace, vidí sklad a balení. Finance nevidí.
Skladník	Balení a skladové pohyby. Reklamace ani finance nevidí.
Jen pro čtení	Prohlížení provozu. Nic nemění a nevidí ceny ani faktury.

Personalista, Zákaznická podpora a Skladník jsou na stejné úrovni — nejsou si nadřazení, každý má jiný výsek. Nedá se tedy říct, že podpora je „víc“ než sklad; jsou to souběžné role pro jinou práci.

Oprávnění nad rámec role

Role je hrubé nastavení. Když je potřeba jemnější, doladí se oprávněními po jednotlivých agendách. Přístup se uděluje ve dvojici agenda + úkon:

• agendy jsou například Produkty, Kategorie, Sklad a pohyby, Inventura, Synchronizace skladu, Nákupní ceny, Případy, Refundace, Objednávky, Balení, Zásilky, Dopravci,
• úkony jsou Čtení, Vytvoření, Úprava, Smazání, Export, Import, Tisk, Schválení, Změna stavu, Skladový pohyb, Nastavení, Výplata a Odpovědět.

Díky tomu se dá například skladníkovi povolit tisk štítků, aniž by viděl nákupní ceny.

Jak přidám člena týmu

1. Otevřete Systém → Nastavení → Uživatelé.
2. Pošlete pozvánku na e-mailovou adresu kolegy.
3. Přiřaďte roli podle toho, co v systému reálně dělá — ne podle jeho pozice ve firmě.
4. Pokud je potřeba, doladíte přístup oprávněními k jednotlivým agendám.
5. Kolega si přes odkaz v pozvánce nastaví heslo a přihlásí se.

Po prvním přihlášení si s ním projděte, jestli vidí, co má. Chybějící položka v menu je téměř vždy otázka role nebo oprávnění, ne chyba.

Druhý faktor přihlášení

Účet se dá zabezpečit druhým faktorem: kromě hesla si aplikace při přihlášení vyžádá kód z ověřovací aplikace v telefonu (například Google Authenticator nebo 1Password).

1. V nastavení účtu zvolte Zapnout druhý faktor.
2. Naskenujte zobrazený kód ověřovací aplikací. Pokud naskenovat nejde, klíč se dá zadat ručně.
3. Opište šestimístný kód z aplikace a potvrďte.
4. Uložte si záložní kódy mimo telefon. Když o telefon přijdete, jsou to jediné kódy, kterými se dostanete dovnitř.

Počet nepoužitých záložních kódů vidíte v nastavení. Když dojdou, vydejte si nové — bez nich znamená ztracený telefon ztracený přístup.

Co uvidí ten, kdo přístup nemá

Aplikace rozlišuje tři různé situace a každá se řeší jinde:

• „Na tuto sekci nemáte přístup“ — role nemá oprávnění. Řeší správce ve vaší firmě.
• „Modul není aktivovaný“ — role je v pořádku, ale část aplikace není pro účet aktivovaná. Řeší se s podporou.
• „Sekce zatím není dostupná“ — záznam existuje, ale obrazovka pro něj v aplikaci ještě není. Není to chyba na straně uživatele.

Časté problémy

• Kolega nevidí obrazovku, kterou potřebuje. Zkontrolujte roli a potom oprávnění k dané agendě.
• Personalista nevidí marži. Je to záměr: personalista nevidí nákupní ceny, takže nemůže vidět ani hrubou marži.
• Chci někomu dát přístup jen k jedné věci. Přiřaďte nejužší roli, která dává smysl, a chybějící dorovnejte oprávněním. Nezvyšujte roli kvůli jedné obrazovce.
• Administrátora nezmění ani správce. Správa administrátorů patří výhradně administrátorům. Je to záměrné.

Související

• První kroky
• Účet a zázemí