Benutzer und Rollen
Geprüft
Kurz gesagt
Abschnitt betitelt „Kurz gesagt“Jedes Teammitglied hat genau eine Rolle, die bestimmt, was es im Seitenmenü sieht und was es tun darf. Die Rolle wird unter System → Einstellungen → Benutzer festgelegt. Die Aufteilung richtet sich nach der Arbeit, nicht nach Vertrauen: Ein Lagermitarbeiter braucht keine Finanzen, also sieht er sie nicht.
Welche Rollen es gibt
Abschnitt betitelt „Welche Rollen es gibt“Es gibt sechs Rollen, geordnet vom breitesten zum engsten Zugriff.
| Rolle | Was sie darf |
|---|---|
| Administrator | Voller Zugriff einschließlich der Installationseinstellungen und der Verwaltung weiterer Administratoren. |
| Manager | Führt die Firma: alles außer Admin-Konten und Installationseinstellungen. |
| Personal | Verkaufspreise und Lohnbuchhaltung. Belege, Reports und Einkaufspreise sieht diese Rolle standardmäßig nicht, ein Administrator kann sie ihr aber einzeln zuweisen. |
| Kundenservice | Bearbeitet Reklamationen, sieht Lager und Verpacken. Belege und Analytik sieht diese Rolle nicht, und Erstattungen bearbeitet sie nicht. |
| Lager | Verpacken und Lagerbewegungen. Reklamationen und Finanzen sieht diese Rolle nicht. |
| Nur lesen | Einsicht in den Betrieb. Ändert nichts und sieht weder Preise noch Rechnungen. |
Personal, Kundenservice und Lager stehen auf derselben Ebene: Keine ist der anderen übergeordnet, jede deckt einen anderen Ausschnitt ab. Man kann also nicht sagen, dass der Kundenservice „mehr“ ist als das Lager. Es sind parallele Rollen für unterschiedliche Arbeit.
Berechtigungen über die Rolle hinaus
Abschnitt betitelt „Berechtigungen über die Rolle hinaus“Die Rolle ist die grobe Einstellung. Wenn es feiner sein muss, wird der Zugriff mit Berechtigungen für einzelne Bereiche verfeinert. Zugriff wird immer als Paar Bereich + Aktion vergeben:
- Bereiche sind zum Beispiel Produkte, Kategorien, Lager und Bewegungen, Inventur, Lagerabgleich, Einkaufspreise, Fälle, Erstattungen, Bestellungen, Verpacken, Sendungen, Versanddienstleister,
- Aktionen sind Lesen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Export, Import, Drucken, Genehmigen, Statusänderung, Lagerbewegung, Einstellungen, Auszahlung und Antworten.
So können Sie zum Beispiel einem Lagermitarbeiter den Etikettendruck erlauben, ohne dass er Einkaufspreise sieht.
So fügen Sie ein Teammitglied hinzu
Abschnitt betitelt „So fügen Sie ein Teammitglied hinzu“- Öffnen Sie System → Einstellungen → Benutzer.
- Senden Sie eine Einladung an die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen.
- Weisen Sie die Rolle danach zu, was er im System tatsächlich tut, und nicht nach seiner Position in der Firma.
- Bei Bedarf verfeinern Sie den Zugriff mit Berechtigungen für einzelne Bereiche.
- Der Kollege legt über den Link in der Einladung ein Passwort fest und meldet sich an.
Gehen Sie nach der ersten Anmeldung gemeinsam durch, ob er sieht, was er sehen soll. Ein fehlender Menüeintrag ist fast immer eine Frage der Rolle oder Berechtigung, kein Fehler.
Zweiter Anmeldefaktor
Abschnitt betitelt „Zweiter Anmeldefaktor“Ein Konto lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern: Zusätzlich zum Passwort fragt die App bei der Anmeldung einen Code aus einer Authentifizierungs-App auf dem Telefon ab (zum Beispiel Google Authenticator oder 1Password).
- Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Zweiten Faktor aktivieren.
- Scannen Sie den angezeigten Code mit der Authentifizierungs-App. Wenn das Scannen nicht möglich ist, lässt sich der Schlüssel auch manuell eingeben.
- Geben Sie den sechsstelligen Code aus der App ein und bestätigen Sie.
- Bewahren Sie die Backup-Codes außerhalb des Telefons auf. Wenn Sie das Telefon verlieren, sind sie der einzige Weg zurück ins Konto.
Die Anzahl der nicht verwendeten Backup-Codes sehen Sie in den Einstellungen. Wenn sie aufgebraucht sind, erstellen Sie neue. Ohne sie bedeutet ein verlorenes Telefon einen verlorenen Zugang.
Was jemand ohne Zugriff sieht
Abschnitt betitelt „Was jemand ohne Zugriff sieht“Die App unterscheidet drei verschiedene Situationen, und jede wird an anderer Stelle gelöst:
- „Sie haben keinen Zugriff auf diesen Bereich“: Der Rolle fehlt die Berechtigung. Das löst der Manager in Ihrer Firma.
- „Modul ist nicht aktiviert“: Die Rolle ist in Ordnung, aber dieser Teil der App ist für das Konto nicht aktiviert. Das klären Sie mit dem Support.
- „Bereich ist noch nicht verfügbar“: Der Eintrag existiert, aber die Ansicht dafür gibt es in der App noch nicht. Das ist kein Fehler auf Seiten des Benutzers.
Häufige Probleme
Abschnitt betitelt „Häufige Probleme“- Ein Kollege sieht eine Ansicht nicht, die er braucht. Prüfen Sie die Rolle und dann die Berechtigungen für diesen Bereich. Das Menü bietet nur das an, wofür er berechtigt ist.
- Die Rolle Personal sieht keine Marge. Das ist Absicht: Diese Rolle sieht keine Einkaufspreise, also auch nicht die Bruttomarge.
- Ich möchte jemandem Zugriff nur auf eine einzige Sache geben. Weisen Sie die engste sinnvolle Rolle zu und ergänzen Sie das Fehlende mit einer Berechtigung. Erhöhen Sie die Rolle nicht wegen einer einzigen Ansicht.
- Nicht einmal ein Manager kann einen Administrator ändern. Die Verwaltung von Administratoren ist ausschließlich Administratoren vorbehalten. Das ist Absicht.