Zahlungsabgleich

Kurz gesagt

Bestellungen → Zahlungsabgleich verfolgt die Bewegungen auf Ihren verbundenen Bankkonten, findet die passende Bestellung und markiert sie als bezahlt. Standardmäßig ist die Funktion ausgeschaltet. Sie wird mit einem einzigen Assistenten eingeschaltet, in dem Sie gleich festlegen, was mit der Bestellung geschehen soll.

Was Sie vorher brauchen

1. Ein verbundenes Bankkonto unter Einstellungen → Verbundene Apps (Token für das Konto).
2. Mindestens einen E-Shop, aus dem Bestellungen gelesen werden.

So schalten Sie es ein

Klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht auf Zahlungsabgleich aktivieren. Im Fenster legen Sie fest:

Abschnitt	Worum es geht
Was nach dem Abgleich passiert	Bestellung als bezahlt markieren (standardmäßig eingeschaltet) und eine Notiz hinzufügen.
Für welche Shops	Wo der Abgleich laufen soll, auf welchen Konten die Zahlungen eingehen und für jeden E-Shop separat, ob sich auch der Bestellstatus ändern soll (optional).
Benachrichtigungen und Dokumente	Ob der E-Shop dem Kunden bei der Änderung eine E-Mail oder SMS senden und einen Beleg ausstellen soll. Standardmäßig verhält er sich genauso, als hätte ein Mensch die Änderung vorgenommen.
Was eingestellt wird	Eine Zusammenfassung: welche Automatisierung entsteht, welche erweitert oder eingeschaltet wird und was genau sie tun wird.

Der Bestellstatus ist nur bei einem E-Shop Pflicht, dessen Plattform die Bezahlung nicht direkt erfassen kann. Dann drückt sie gerade der Bestellstatus aus.

Nach der Bestätigung legt die App selbst die Automatisierung an, die eine abgeglichene Zahlung verarbeitet, und schaltet sie sofort ein. Sie finden sie im Modul Automatisierungen unter dem Namen „Bankzahlung: Bestellung als bezahlt markieren“. Dort können Sie sie bearbeiten, erweitern oder ausschalten.

Wann eine Zahlung zugeordnet wird

Eine Zahlung wird nur bei eindeutigen Belegen mit einer Bestellung verknüpft:

• es ist eine eingehende Zahlung auf einem Konto, das diesem E-Shop gehört,
• der Verwendungszweck (variables Symbol) oder die Bestellnummer in der Nachricht stimmt mit der Bestellnummer überein,
• Betrag und Währung stimmen überein,
• es kommt genau eine Bestellung in Frage, und sie ist noch nicht bezahlt.

Ein passender Betrag allein reicht nie. Wenn zwei Bestellungen in Frage kommen, bleibt die Zahlung nicht zugeordnet und wartet auf Sie. Das ist Absicht, kein Fehler.

Was Sie sehen

• Übersicht: ob der Abgleich läuft, wie viele Zahlungen zugeordnet wurden, wie viele keine Bestellung gefunden haben und wo etwas nicht stimmt.
• Verlauf: jede Bewegung mit dem Grund für ihr Ergebnis. Filtern Sie nach Zeitraum, Konto, E-Shop oder Ergebnis.
• Bestelldetail: Neben dem Zahlungsstatus steht eine Markierung mit Betrag, Konto, Zeit und Referenz.

Ein weiterer E-Shop oder eine weitere Bank

Einen weiteren E-Shop schalten Sie auf der Registerkarte E-Shops mit der Schaltfläche Aktivieren ein. Es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim ersten Einschalten und sagt Ihnen, was passieren wird:

• der E-Shop kommt zu der Automatisierung hinzu, die genau das tut, was Sie für ihn gewählt haben (Bezahlung, gegebenenfalls Bestellstatus). Gibt es keine solche, entsteht eine neue. Ihre Anpassungen an bestehenden bleiben erhalten,
• wenn eine bestehende Automatisierung die Bestellung nicht als bezahlt markiert (sie entstand nach einer älteren Version der Vorlage), bietet das Fenster an, den Schritt „Bestellung als bezahlt markieren“ zu ergänzen, standardmäßig eingeschaltet,
• den Bestellstatus wählen Sie für jeden E-Shop separat, und er ist optional,
• wenn die Automatisierung nicht eingeschaltet ist, schaltet das Fenster sie ein,
• wenn Ihre eigene Automatisierung den E-Shop bereits abdeckt, wird für ihn nichts weiter angelegt.

Wenn sich die Bestellstatus eines E-Shops nicht laden lassen, sagt das Fenster das beim E-Shop samt Grund und bietet Erneut versuchen an.

Die Automatisierung ist nicht an eine bestimmte Bank oder ein bestimmtes Konto gebunden: Sie gilt für Zahlungen von allen Konten, die dem E-Shop zugeordnet sind. Nach der Anbindung einer weiteren Bank genügt es, deren Konto zuzuordnen.

Wenn ein E-Shop abgeglichen wird, aber keine eingeschaltete Automatisierung ihn bearbeitet, sagt die Übersicht das, und die Schaltfläche Zur Automatisierung hinzufügen öffnet das Fenster genau für diesen E-Shop. Ebenso markiert die Übersicht eine aktive Automatisierung, die die Bestellung nach dem Abgleich nicht als bezahlt markiert, und die Schaltfläche Markierung als bezahlt ergänzen öffnet das Fenster, in dem der Schritt ergänzt wird.

Wenn der Abgleich ohne Automatisierung lief

Eine Zahlung wird einmal verarbeitet. Wenn der Abgleich eine Zeit lang ohne Automatisierung lief, wurden diese Bestellungen zwar gefunden, aber nicht bearbeitet. Auf der Registerkarte Übersicht gibt es deshalb Erneut verarbeiten: Es geht die zugeordneten Zahlungen der letzten 30 Tage erneut durch. Eine Bestellung, die bereits bezahlt ist, markiert der E-Shop kein zweites Mal, es geht also nichts kaputt.

Häufige Fragen

Die Zahlung ist eingegangen, aber die Bestellung ist nicht bezahlt. Sehen Sie sich den Verlauf an: Bei der Bewegung steht, ob der Verwendungszweck fehlte, der Betrag nicht stimmte oder zwei Bestellungen in Frage kamen.

Der Kunde hat doppelt bezahlt oder einen anderen Betrag überwiesen. Eine solche Zahlung wird nicht zugeordnet, und Sie bearbeiten sie manuell. Die App rät bewusst keine „ungefähren“ Übereinstimmungen.

Kann ich den Abgleich ausschalten? Ja, mit dem Schalter auf der Registerkarte Übersicht. Damit wird die Suche nach Zahlungen ausgeschaltet. Die Automatisierung bleibt aktiv, hat aber nichts zu verarbeiten, weil keine Zuordnungen entstehen. Nach dem erneuten Einschalten geht es mit Ihren Anpassungen weiter. Wenn Sie auch die Regel stoppen möchten, schalten Sie sie im Modul Automatisierungen aus.

Wer hierher gelangt

Die Ansicht sieht der Administrator. Sie zeigt Bankkonten und Zahlungsbeträge und ist daher für andere Rollen standardmäßig nicht zugänglich.