Belege

Kurz gesagt

Alle Belege zu einer Bestellung an einem Ort. Bis zum 22. 8. 2026 hieß die Ansicht Rechnungen und lag in der Gruppe Finanzen. Sie wurde zu den Bestellungen verschoben, weil ein Beleg immer zu einer bestimmten Bestellung gehört.

Was es tut

Wo Sie es finden: Betrieb → Bestellungen → Belege

• Rechnungen: welche Belege Sie ausgestellt haben und welche noch nicht bezahlt sind.
• Gutschriften: was Sie erstattet haben und zu welcher Rechnung es gehört.
• Rechnungspositionen: die einzelnen Produkte auf den Belegen.
• Umsätze nach Rechnungen: wie viel von welchem Produkt laut Belegen verkauft wurde.

Bei jedem Beleg sehen Sie, ob er bezahlt oder unbezahlt ist.

Versand an die Buchhaltung

Belege lassen sich automatisch versenden: Verbinden Sie dazu ein Buchhaltungssystem unter Einstellungen → Verbundene Apps. Derselbe Beleg wird nie zweimal versendet.

Wer hierher gelangt

Belege sehen der Administrator und der Manager. Die Rollen Personal, Kundenservice und Lager sehen sie standardmäßig nicht. Ein Administrator kann den Zugriff einzeln vergeben.

Belege auswählen und entfernen

Auf den Registerkarten Rechnungen, Vorauszahlungsrechnungen und Gutschriften markieren Sie einen Beleg über das Kontrollkästchen in seiner Zeile. Ein Klick auf das Kästchen markiert den Beleg nur; ein Klick in den Rest der Zeile öffnet sein Detail. Seite markieren markiert die Belege der angezeigten Seite, nicht die ganze Liste, und Auswahl aufheben hebt die Auswahl auf. Beim Wechsel auf eine andere Seite wird die Auswahl auf das Sichtbare beschränkt.

Im Shop gelöschte entfernen entfernt aus der Liste nur Belege, bei denen die App nachweisen kann, dass sie nur noch Überreste sind:

• der Shop führt Belege bei der Bestellung (zum Beispiel WooCommerce) und hat die Bestellung samt Beleg gelöscht,
• der Beleg ging nie an die Buchhaltung (weder per Export noch per Versand an die Buchhaltung),
• der Bestellung ist keine Zahlung zugeordnet und die Gutschrift gehört zu keiner Reklamationserstattung.

Ein solcher Beleg trägt in der Statusspalte die Kennzeichnung im Shop gelöscht. Ein ausgestellter Beleg wird nie entfernt, auch wenn Sie ihn markieren; die Leiste zeigt, wie viele der markierten nicht entfernt werden können. Ein Shop mit eigenem Belegregister (zum Beispiel Shoptet) behält die Rechnung auch nach dem Löschen der Bestellung, daher werden seine Belege nie entfernt. Vor dem Entfernen speichert die App eine vollständige Sicherung des Belegs. Entfernen darf, wer die Berechtigung Belege → Löschen hat.

Im Shop öffnen

Die Schaltfläche öffnet in der Shop-Verwaltung die Bestellung, zu der der Beleg gehört, bei jeder Plattform gleich. Hat der Shop die Bestellung gelöscht, ist die Schaltfläche nicht verfügbar. Den Beleg selbst öffnen Sie mit der Schaltfläche PDF.