Utenti e ruoli

In breve

Ogni membro del team ha un solo ruolo, che decide cosa vede nel menu laterale e cosa può fare. Il ruolo si imposta in Sistema → Impostazioni → Utenti. La suddivisione segue il lavoro, non la fiducia: il magazziniere non ha bisogno delle finanze, quindi non le vede.

Quali ruoli esistono

I ruoli sono sei e sono ordinati dall’accesso più ampio a quello più ristretto.

Ruolo	Cosa può fare
Amministratore	Accesso completo, incluse le impostazioni dell’installazione e la gestione di altri amministratori.
Manager	Gestisce l’azienda: tutto tranne gli account amministratore e le impostazioni dell’installazione.
Risorse umane	Prezzi di vendita e gestione delle retribuzioni. Per impostazione predefinita non vede documenti, report né prezzi di acquisto: l’amministratore può assegnarglieli singolarmente.
Assistenza clienti	Gestisce i reclami, vede il magazzino e l’imballaggio. Non vede documenti né Analisi e non modifica i rimborsi.
Magazzino	Imballaggio e movimenti di magazzino. Non vede né reclami né finanze.
Sola lettura	Consultazione dell’operatività. Non modifica nulla e non vede prezzi né fatture.

Risorse umane, Assistenza clienti e Magazzino sono allo stesso livello: nessuno è sovraordinato all’altro, ognuno copre un ambito diverso. Per questo non si può dire che l’assistenza sia “di più” del magazzino; sono ruoli paralleli per lavori diversi.

Autorizzazioni oltre il ruolo

Il ruolo è un’impostazione di massima. Quando serve qualcosa di più preciso, si affina con le autorizzazioni per singole aree. L’accesso si concede come coppia area + azione:

• le aree sono ad esempio Prodotti, Categorie, Magazzino e movimenti, Inventario, Sincronizzazione magazzino, Prezzi di acquisto, Casi, Rimborsi, Ordini, Imballaggio, Spedizioni, Corrieri,
• le azioni sono Lettura, Creazione, Modifica, Eliminazione, Esportazione, Importazione, Stampa, Approvazione, Cambio di stato, Movimento di magazzino, Impostazioni, Pagamento e Rispondi.

Grazie a questo si può ad esempio consentire al magazziniere di stampare le etichette senza che veda i prezzi di acquisto.

Come aggiungere un membro del team

1. Aprite Sistema → Impostazioni → Utenti.
2. Inviate un invito all’indirizzo e-mail del collega.
3. Assegnate il ruolo in base a ciò che fa realmente nel sistema, non in base alla sua posizione in azienda.
4. Se necessario, affinate l’accesso con le autorizzazioni per le singole aree.
5. Il collega imposta la password tramite il link nell’invito e accede.

Dopo il primo accesso verificate insieme a lui che veda ciò che deve vedere. Una voce mancante nel menu è quasi sempre una questione di ruolo o di autorizzazione, non un errore.

Secondo fattore di accesso

L’account si può proteggere con un secondo fattore: oltre alla password, all’accesso l’applicazione chiede un codice da un’app di autenticazione sul telefono (ad esempio Google Authenticator o 1Password).

1. Nelle impostazioni dell’account scegliete Attiva secondo fattore.
2. Scansionate il codice visualizzato con l’app di autenticazione. Se non è possibile scansionarlo, la chiave si può inserire manualmente.
3. Trascrivete il codice a sei cifre dall’app e confermate.
4. Conservate i codici di backup lontano dal telefono. Se perdete il telefono, sono gli unici codici con cui potete entrare.

Il numero di codici di backup non ancora usati è visibile nelle impostazioni. Quando finiscono, generatene di nuovi: senza di essi un telefono perso significa un accesso perso.

Cosa vede chi non ha accesso

L’applicazione distingue tre situazioni diverse e ognuna si risolve altrove:

• “Non avete accesso a questa sezione”: il ruolo non ha l’autorizzazione. Lo risolve l’amministratore della vostra azienda.
• “Modulo non attivato”: il ruolo è in ordine, ma quella parte dell’applicazione non è attivata per l’account. Si risolve con l’assistenza.
• “Sezione non ancora disponibile”: il record esiste, ma nell’applicazione non c’è ancora una schermata per esso. Non è un errore da parte dell’utente.

Problemi frequenti

• Un collega non vede la schermata che gli serve. Controllate il ruolo e poi le autorizzazioni per l’area in questione. Il menu offre solo ciò a cui ha diritto.
• Risorse umane non vede il margine. È voluto: il ruolo Risorse umane non vede i prezzi di acquisto, quindi non può vedere nemmeno il margine lordo.
• Voglio dare a qualcuno accesso a una sola cosa. Assegnate il ruolo più ristretto che abbia senso e integrate ciò che manca con un’autorizzazione. Non alzate il ruolo per una sola schermata.
• Nemmeno il manager può modificare un amministratore. La gestione degli amministratori spetta esclusivamente agli amministratori. È voluto.

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