Riconciliazione pagamenti

In breve

Ordini → Riconciliazione pagamenti segue i movimenti sui conti bancari collegati, trova l’ordine corrispondente e lo contrassegna come pagato. Per impostazione predefinita è disattivata; si attiva con una sola procedura guidata, in cui indicate subito cosa deve succedere all’ordine.

Cosa serve avere pronto

1. Un conto bancario collegato in Impostazioni → Applicazioni collegate (token del conto).
2. Almeno un e-shop da cui vengono letti gli ordini.

Come si attiva

Nella scheda Panoramica fate clic su Attiva abbinamento. Nella finestra impostate:

Parte	Di cosa si occupa
Cosa accade dopo l’abbinamento	Contrassegnare l’ordine come pagato (attivo per impostazione predefinita) e aggiungere una nota.
Per quali e-shop	Dove deve funzionare l’abbinamento, da quali conti arrivano i pagamenti e, per ogni e-shop separatamente, se deve cambiare anche lo stato dell’ordine (facoltativo).
Notifiche e documenti	Se al cambiamento l’e-shop deve inviare al cliente un’e-mail o un SMS ed emettere un documento. Per impostazione predefinita si comporta come se la modifica l’avesse fatta una persona.
Cosa verrà impostato	Il riepilogo: quale automazione verrà creata, quale verrà estesa o attivata e cosa farà esattamente.

Lo stato dell’ordine è obbligatorio solo per un e-shop la cui piattaforma non sa registrare direttamente il pagamento: in quel caso è proprio lo stato dell’ordine a esprimerlo.

Dopo la conferma l’applicazione crea da sola l’automazione che elabora il pagamento abbinato e la attiva subito. La trovate nel modulo Automazioni con il nome “Pagamento bancario: contrassegna ordine come pagato”: lì si può modificare, estendere e anche disattivare.

Quando un pagamento viene abbinato

Il pagamento viene assegnato a un ordine solo in presenza di una prova univoca:

• si tratta di un pagamento ricevuto su un conto che appartiene a quell’e-shop,
• il simbolo variabile o il numero d’ordine nel messaggio corrisponde al numero dell’ordine,
• corrispondono sia l’importo sia la valuta,
• soddisfa i criteri esattamente un ordine, che non risulta ancora pagato.

Il solo importo coincidente non basta mai. Quando corrispondono due ordini, il pagamento resta non abbinato e attende voi: è voluto, non è un errore.

Cosa vedete

• Panoramica: se l’abbinamento è in funzione, quanti pagamenti sono stati abbinati, quanti sono rimasti senza ordine e dove qualcosa non torna.
• Cronologia: ogni movimento con il motivo per cui è andato come è andato. Si può filtrare per periodo, conto, e-shop e risultato.
• Dettaglio ordine: accanto allo stato del pagamento c’è un’etichetta con importo, conto, ora e riferimento.

Un altro e-shop o un’altra banca

Un altro e-shop si attiva nella scheda E-shop con il pulsante Attiva. Si apre la stessa finestra della prima attivazione, che vi dice cosa succederà:

• l’e-shop viene aggiunto all’automazione che fa esattamente ciò che avete scelto per esso (pagamento, eventualmente stato dell’ordine); se non ne esiste una così, ne viene creata una nuova e le vostre modifiche a quelle esistenti restano,
• se l’automazione esistente non contrassegna l’ordine come pagato (è stata creata in base a una versione precedente del modello), la finestra propone di aggiungere il passaggio “Contrassegna ordine come pagato”, attivo per impostazione predefinita,
• lo stato dell’ordine si sceglie per ogni e-shop separatamente ed è facoltativo,
• se l’automazione non è attiva, la finestra la attiva,
• se l’e-shop è gestito da una vostra automazione personalizzata, per esso non viene creato nient’altro.

Quando gli stati degli ordini di un e-shop non si riescono a caricare, la finestra lo indica accanto all’e-shop con il motivo e propone Riprova.

L’automazione non è legata a una banca o a un conto specifico: vale per i pagamenti da tutti i conti assegnati all’e-shop. Dopo aver collegato un’altra banca basta assegnarne il conto.

Quando un e-shop viene abbinato ma nessuna automazione attiva lo gestisce, la panoramica lo segnala e il pulsante Aggiungi all’automazione apre la finestra proprio per quell’e-shop. Allo stesso modo la panoramica segnala un’automazione attiva che dopo l’abbinamento non contrassegna l’ordine come pagato e con il pulsante Aggiungi contrassegno come pagato apre la finestra in cui il passaggio viene aggiunto.

Quando l’abbinamento ha funzionato senza automazione

Un pagamento viene elaborato una sola volta. Se l’abbinamento ha funzionato per un certo tempo senza automazione, quegli ordini sono stati trovati ma non gestiti. Per questo nella scheda Panoramica c’è Elabora nuovamente, che ripercorre i pagamenti abbinati negli ultimi 30 giorni. Un ordine già pagato l’e-shop non lo contrassegna una seconda volta, quindi non si rompe nulla.

Domande frequenti

Il pagamento è arrivato, ma l’ordine non risulta pagato. Guardate la cronologia: accanto al movimento è indicato se mancava il simbolo variabile, se l’importo non corrispondeva o se corrispondevano due ordini.

Il cliente ha pagato due volte o ha inviato un importo diverso. Un pagamento così non viene abbinato e lo gestite manualmente. L’applicazione di proposito non tira a indovinare abbinamenti “approssimativi”.

Posso disattivare l’abbinamento? Sì, con l’interruttore nella scheda Panoramica. In questo modo si disattiva la ricerca dei pagamenti; l’automazione resta attiva, ma non ha nulla da elaborare, perché non nascono abbinamenti. Quando la riattivate riprende anche con le vostre modifiche. Se volete fermare anche la regola, disattivatela nel modulo Automazioni.

Chi può accedere

La schermata è visibile all’amministratore. Contiene conti bancari e importi dei pagamenti, per questo per impostazione predefinita non è accessibile agli altri ruoli.