Użytkownicy i role
Zweryfikowane
W skrócie
Dział zatytułowany „W skrócie”Każdy członek zespołu ma jedną rolę, która decyduje o tym, co widzi w bocznym menu i co może robić. Rolę ustawia się w System → Ustawienia → Użytkownicy. Podział wynika z rodzaju pracy, a nie z zaufania: magazynier nie potrzebuje finansów, więc ich nie widzi.
Jakie role istnieją
Dział zatytułowany „Jakie role istnieją”Ról jest sześć i są uporządkowane od najszerszego dostępu do najwęższego.
| Rola | Co może |
|---|---|
| Administrator | Pełny dostęp, łącznie z ustawieniami instalacji i zarządzaniem innymi administratorami. |
| Menedżer | Prowadzi firmę: wszystko oprócz kont administratorów i ustawień instalacji. |
| Kadry | Ceny sprzedaży i sprawy płacowe. Domyślnie nie widzi dokumentów, raportów ani cen zakupu; administrator może mu je przyznać pojedynczo. |
| Obsługa klienta | Obsługuje reklamacje, widzi magazyn i pakowanie. Nie widzi Dokumentów ani Analityki i nie edytuje refundacji. |
| Magazynier | Pakowanie i ruchy magazynowe. Nie widzi reklamacji ani finansów. |
| Tylko do odczytu | Przeglądanie działalności. Niczego nie zmienia i nie widzi cen ani faktur. |
Kadry, Obsługa klienta i Magazynier są na tym samym poziomie: żadna z tych ról nie jest nadrzędna wobec pozostałych, każda obejmuje inny wycinek. Nie można więc powiedzieć, że obsługa klienta to „więcej” niż magazyn; to równoległe role do innej pracy.
Uprawnienia wykraczające poza rolę
Dział zatytułowany „Uprawnienia wykraczające poza rolę”Rola to ustawienie zgrubne. Gdy potrzeba czegoś dokładniejszego, dostęp dopracowuje się uprawnieniami dla poszczególnych obszarów. Dostęp przyznaje się w parze obszar + czynność:
- obszary to na przykład Produkty, Kategorie, Magazyn i ruchy, Inwentaryzacja, Synchronizacja magazynu, Ceny zakupu, Zgłoszenia, Refundacje, Zamówienia, Pakowanie, Przesyłki, Przewoźnicy,
- czynności to Odczyt, Tworzenie, Edycja, Usuwanie, Eksport, Import, Drukowanie, Zatwierdzanie, Zmiana statusu, Ruch magazynowy, Ustawienia, Wypłata i Odpowiedź.
Dzięki temu można na przykład pozwolić magazynierowi drukować etykiety, nie pokazując mu cen zakupu.
Jak dodać członka zespołu
Dział zatytułowany „Jak dodać członka zespołu”- Otworzyć System → Ustawienia → Użytkownicy.
- Wysłać zaproszenie na adres e-mail współpracownika.
- Przypisać rolę zgodnie z tym, co faktycznie robi w systemie, a nie według jego stanowiska w firmie.
- W razie potrzeby dopracować dostęp uprawnieniami do poszczególnych obszarów.
- Współpracownik ustawia hasło przez link w zaproszeniu i się loguje.
Po pierwszym logowaniu warto wspólnie sprawdzić, czy widzi to, co powinien. Brakująca pozycja w menu to prawie zawsze kwestia roli lub uprawnień, a nie błąd.
Drugi czynnik logowania
Dział zatytułowany „Drugi czynnik logowania”Konto można zabezpieczyć drugim czynnikiem: oprócz hasła aplikacja przy logowaniu poprosi o kod z aplikacji uwierzytelniającej w telefonie (na przykład Google Authenticator lub 1Password).
- W ustawieniach konta wybrać Włącz drugi czynnik.
- Zeskanować wyświetlony kod aplikacją uwierzytelniającą. Jeśli zeskanowanie nie jest możliwe, klucz można wpisać ręcznie.
- Przepisać sześciocyfrowy kod z aplikacji i potwierdzić.
- Zapisać kody zapasowe poza telefonem. Po utracie telefonu są to jedyne kody, którymi można się dostać do konta.
Liczbę niewykorzystanych kodów zapasowych widać w ustawieniach. Gdy się skończą, należy wygenerować nowe: bez nich utracony telefon oznacza utracony dostęp.
Co zobaczy osoba bez dostępu
Dział zatytułowany „Co zobaczy osoba bez dostępu”Aplikacja rozróżnia trzy różne sytuacje i każdą rozwiązuje się gdzie indziej:
- „Nie masz dostępu do tej sekcji”: rola nie ma uprawnienia. Rozwiązuje to menedżer w firmie.
- „Moduł nie jest aktywowany”: rola jest w porządku, ale ta część aplikacji nie jest aktywowana dla konta. Rozwiązuje się to z pomocą techniczną.
- „Sekcja nie jest jeszcze dostępna”: rekord istnieje, ale ekranu dla niego w aplikacji jeszcze nie ma. Nie jest to błąd po stronie użytkownika.
Częste problemy
Dział zatytułowany „Częste problemy”- Współpracownik nie widzi ekranu, którego potrzebuje. Należy sprawdzić rolę, a następnie uprawnienia do danego obszaru. Menu oferuje tylko to, do czego ma prawo.
- Kadry nie widzą marży. To zamierzone: rola Kadry nie widzi cen zakupu, więc nie może widzieć także marży brutto.
- Chcę dać komuś dostęp tylko do jednej rzeczy. Należy przypisać najwęższą rolę, która ma sens, a brakujące uzupełnić uprawnieniem. Nie należy podnosić roli z powodu jednego ekranu.
- Administratora nie może zmienić nawet menedżer. Zarządzanie administratorami należy wyłącznie do administratorów. To zamierzone.